無論你是上班族或自由接案者，是不是常常陷入這種困境？
- 明明很努力，卻像無頭蒼蠅，不知道自己在忙什麼
- 任務總是反覆修改，一直再做同樣的事，沒有往前進
其實，問題不在你不夠努力，而是缺乏一套有系統、有邏輯的工作模式。
這也是為什麼，能將手邊瑣事系統化的「專案管理」，已不再是特定職位的專利，而是這個時代人人必學的生存技能。
一、你用什麼邏輯在做事？
你如何定義問題，決定了你如何解決問題。
面對挑戰時，我們的大腦通常有兩種運作模式：
- 直線思考：依賴清晰的步驟與 SOP，適合解決重複性高、單純的問題。
- 系統思考：著重全盤局勢，能看出身邊人、事、物的因果關係與優先順序。
這兩者沒有絕對的優劣，環境單純時就用直線思考，環境複雜時則需要系統思考。
但現在的環境，早已不是一個指令一個動作的世界，客戶的需求隨時會變、市場變化快速。
在這種充滿變數的環境下，如果我們還習慣「直線思考」，看到問題就直接反應，沒有多想，往往會越弄越糟。
進度落後就加班、加人，客戶不滿意就重做。沒有仔細思考真正的問題是某個重要文件沒做完、沒有掌握客戶需求。
另外，盲目的加班、重做會導致疲勞，讓人員在工作上發生更多失誤，讓進度越拖越久，累積的專案越來越多，陷入惡性循環。
當我們對工作的認知有誤時，無論後續再怎麼投入，終究只是在一條錯誤的道路上狂奔。
為了不讓時間被工作消磨，「系統化思考」能幫我們看清脈絡，培養精準解決問題、對症下藥的能力。
而這套關鍵的思考邏輯，正是《一頁紙搞定N倍事的高效工作術》這堂課，可以提供的最大價值！
二、 做好專案，必備的 5 張紙
為了讓思考更全面，課程提煉出重要的 5 張紙， 完整涵蓋了專案管理的全貌。
從最前端的挖掘問題、企劃提案，到中段的執行與風險控管，甚至包含專案結束後，該如何為下一個專案進行佈局。
每一張紙，都對應著一個精準的思考模組，幫助我們快速抓到核心。
透過將複雜資訊濃縮在一頁紙上，不僅強迫自己過濾雜訊、聚焦重點；在向老闆或客戶匯報時，更能大幅降低溝通成本，讓對方一眼就能看見價值所在。
以下是我結合課程章節與個人體悟的學習筆記：
第 1 張紙：對症下藥的「章魚頭系統思考」
大多人很會發現問題，卻很少靜下來分析：「為什麼會發生？」
試想一個情境：當公司的營業額下滑時，最立即想到的可能是買氣不夠，要研發新品吸引客人。
雖然這個假設合理，但如果主因是競爭對手削價競爭，那麼盲目狂推新品，反而會增加成本、拉低利潤。
這種「治標不治本」的直覺決策，正是讓我們常陷入窮忙、問題反覆發生的元兇。
章魚頭思考法正是要幫助我們，透過「定義問題 ➞ 挖掘真因 ➞ 現況梳理」3 步驟，徹底解決根本問題：
Step 1. 定義問題，看見差距
首先，我們不能憑感覺，要先將現況量化：
- 現況： 現在的數字（e.g. 營收、會員人數等）是多少？
- 目標： 理想的數字是多少？
- 差距： 現況與目標的落差，是接下來要去追上的。
Step 2. 挖掘真因，問為什麼找核心
認知差距後，先不急著給解方。接下來像剝洋蔥一樣，不斷追問「為什麼」，找出導致落差的關鍵原因。
當我們盤點現況原因時，可以從這 3 個維度切入：
- 自身： 團隊的能力、資源、內部流程是否有疏漏？
- 周遭： 利害關係人（e.g. 客戶、主管、跨部門）的期待或配合度如何？
- 大環境： 市場趨勢、法規變動或整體經濟狀況如何？
列出所有可能的原因後，最關鍵的一步是「篩選」我們能解決、能改善的環節。
Step 3. 現況梳理，確認因果路徑
針對現況痛點進行深入剖析，並畫出一條清晰的因果路徑！
重點在於確保每一個改善環節，都能環環相扣、產生正向的連鎖反應，而不是零散、互不相關的單點行動。
第 2 張紙：精準需求的「一頁式專案提案書」
釐清問題核心，下一步就是要向老闆或客戶提出解決方案。
但現實是，他們通常沒有太多時間聽長篇大論。如果今天只有 10 分鐘，我們該如何精準傳達重點？
這時，一張強調「價值導向」的一頁式提案書，正是溝通的利器。內容可以聚焦在兩個最重要的層面：
1. 為什麼要這麼做？
這是提案的靈魂，必須好好回答：
- 關鍵問題： 這個專案要解決什麼問題？是否有精準「打中」老闆或客戶心中的痛點？
- 解決對策： 打算用什麼方法處理問題？
- 具體行動： 為了落實策略，我們會執行哪些關鍵動作？
2. 具體要怎麼做？
當老闆認同價值後，就可以快速掃描所需的資源：
- 資源盤點：需要多少預算？多少人力？專案成員有誰？
- 交付與時程： 預計什麼時候完成？具體會交付什麼成果？
- 利害關係人： 誰會參與其中？誰是主要的溝通對象？
但要注意「一頁」只是手段，「看見價值」才是目的。千萬別為了濃縮篇幅而犧牲重點；真正的關鍵是透過精煉資訊，讓決策者一眼就能看懂價值所在。
第 3 張紙：應對變化的「ITTO 圖」
市場變了、客戶改需求了、老闆想法轉彎了……，這些臨時變化，是執行專案時最讓人頭痛的主因。
但在這個時代，變化已是常態。既然無法阻止變化，就必須學會掌握變動的局勢。
這時，ITTO 圖就是你快速掌握全貌的導航。它不只是一張流程表，更是一張網狀思考圖，能幫我們看清投入與產出的因果聯動：
- 投入（Input）： 手上有什麼資源？（e.g. 預算、人力、素材）
- 工具與技術（Tools & Techniques）： 用什麼方法處理？（e.g. 軟體、SOP、會議）
- 產出（Output）： 最終會產出什麼結果？（e.g. 產品、報告、服務）
這張圖的強大之處在於，能幫助我們在混亂中冷靜下來，找到應變策略。
像是，當客戶將預算砍半，我們可以透過 ITTO 推演：會影響哪些產出，是數量減少？還是調整品質？又或者，能不能改變方法，用更省成本的技術或簡化流程來應對？
不僅能有效降低認知負擔，同時增強我們面對變化的韌性。讓我們在突發狀況時，不再手忙腳亂，而是能迅速重組資源、精準調度兵力。
第 4 張紙：評估風險的「八爪章魚覓食術」
專案遇到狀況時，直覺反應往往是哪裡失火救哪裡，像是進度落後就加班、品質不夠就重做。
但這種做法往往治標不治本，甚至讓人陷入越補越大洞的窘境。
為了避免重蹈覆徹，這張「八爪章魚覓食術」能視覺化風險與副作用，幫助我們發現平常沒看見的隱藏代價。
當看清了局勢的因果全貌，就能冷靜判斷目前的解法是否可行，或是需要調整方向。
這能幫助我們在執行前就預判風險、有效止血，而不是等到團隊都燒盡了才發現狀況不對。
第 5 張紙：持續累積的「專案集路徑圖」
如果你常覺得事情做了一堆，卻感覺沒有累積。這時，必須先釐清「專案」跟「專案集」的關鍵差異：
- 專案 (Project)： 專注於把手邊的事處理好，使命必達。重點在產出與解決眼前問題。
- 專案集 (Program)： 為了某一個更大的戰略方向而努力，負責協調多個專案的資源。重點在於效益與創造長遠價值。
如果要讓每次的行動，都能持續累積成果，就必須要問自己：最終目標是什麼？目前還缺哪些籌碼？要發起哪些專案來補足這些缺口？
這讓你意識到，每一個專案的結案，不該只是結束，而是為下一個目標累積籌碼。
這種「複利」思維，確保每一次的行動都在通往長期戰略目標的軌道上，讓現在的努力，都能為未來增值。
三、 跨部門協作，找到「共好」解方
前面提到的 5 大管理框架，幫我們建立一套做事邏輯。
但專案要能順利落地，需靠人一起推動。如果搞不定人，即便資料再簡潔，專案依然會卡關。
接下來想跟你分享，面對難度較高的跨部門溝通時，我們可以從個人心態、跨部門成員和雙方主管這 3 個層面來尋求突破：
1. 個人心態：將「麻煩」視為「機會」
跨部門溝通往往被視為苦差事，但若能把眼光放遠，你會發現這其實是累積「人脈存摺」的最佳時刻。
不管是身為專案經理，或是被借調的成員，跨部門合作都是讓自己「被看見」的舞台。
把握合作期間，向其他部門展示你的專業與整合能力；累積的可靠度與信任，成為未來調動資源最強大的助力。
2. 面對成員：降低負擔，讓合作無痛
跨部門來支援的同事，有原部門的 KPI 要扛。 對他們來說，你的專案只是外務。
因此，要讓他們願意動起來，關鍵在於降低負擔。這邊提供 2 個方法：
- 給出清楚指令：確認好問題與解方，將任務拆解到讓對方「不用想太多，能直接去做」，大幅降低協作門檻。
- 少開會，懂解題：會議嚴控在 1.5 小時內，前 30 分回顧；中間 30 分聚焦解方；後 30 分確認決策、分配任務。不浪費彼此的工作時間。
3. 面對主管：放大價值，借力使力
跨部門專案推不動，往往是因為對方主管覺得「無利可圖」，自然不願優先分配資源。
這時，除了先思考如何提供好處、讓彼此「利益對齊」以降低阻力外；
更要懂得借力使力，善用自家主管與對方主管溝通，達成共識，推動專案。
課後轉變：更掌握做事方向
上完課後，我對專案管理有更具體、宏觀的架構。以下分享在工作與個人管理，實質的 3 個改變：
- 層級梳理，脈絡分明：將年度目標系統化重整，成功梳理「長期目標 > 專案集 > 專案 > 任務」的路徑。每個小任務都跟長遠的目標有關，執行時更有動力與方向感。
- 掌握方向，快速行動：最近加入新的工作團隊，需要開立新專案，常苦惱該如何推動。利用 5 大關鍵資訊，擺脫對白紙發呆的窘境。不僅讓思考迅速對焦，讓後續行動的每一步更有方向。
- 數據思維，指標落地：過去訂目標常淪為喊口號，缺乏執行策略。現在透過「章魚頭系統思考」細拆數據與因果關係，能將模糊願景轉化為可追蹤的具體指標，讓每一項行動都有憑有據。
上完課後的心得評價
這個部分，我會根據實際上完課的真實心得，整理出優點與缺點，給對這堂課有興趣、或是還在觀望的朋友參考！
優點
- 觀念清晰：課程貫穿「看清脈絡、對症下藥」的核心邏輯，不僅幫我們建立清晰的專案管理架構，更能掌握一個好專案必備的全盤視野與心法。
- 落地工具：5 張紙的框架具備極高即戰力，提供的表格不僅是練習，更是能直接套用於工作的實戰工具。讓你上完課就能立刻應用，快速解決手邊難題。
- 案例真實：課程案例（e.g. 跨部門卡關、需求變更）非常貼近真實職場，讓人充滿既視感，也好解決日常痛點。
缺點與建議
- 聚焦單一專案：課程核心在於把一個專案管理好。若你想深入探討極度複雜的多重專案同時管理，或是尋求更高階的資源盤點與談判技巧，這堂課可能無法完全滿足你的需求。
- 講師手勢稍多：講課時手勢比較豐富，如果比較在意視覺干擾的人，觀看時可能會容易分心。
- 語速偏慢：老師講話速度比較慢，建議調整至 1.25 至 1.5 倍速觀看，聽起來也比較剛好。
結語
總結來說，《一頁紙搞定N倍事的高效工作術》能幫你建立一套系統化的做事邏輯。
從步驟拆解、習慣養成，再到細節控管，讓混亂的工作狀態變成清晰可見的架構！
如果你常覺得工作永遠做不完、專案討論總是鬼打牆，或者渴望擁有一套屬於自己的任務管理系統，這堂課所提供的 5 張紙，就是幫你擺脫窮忙的導航圖。
這堂課也讓我深刻體悟到：真正的高效，不是做得更快，而是「做對的事」。
學會化繁為簡，確保每一次的投入都在正確的軌道上，努力才能真正產生「累積」。讓每一次的行動都算數，才是高效工作的真諦！
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